Arbetsförfarande enligt § 8 avsn. 2 LkSG

I. Klagomålsförfarandets inrättande och ändamål

Företaget Miele har inrättat ett lämpligt klagomålsförfarande enligt § 8 LkSG. Klagomålsförfarandet gör det möjligt för enskilda personer att påpeka risker som kan påverka mänskliga rättigheter och miljön, samt kränkningar av mänskliga rättigheter eller miljöförpliktelser, som har uppstått till följd av den ekonomiska verksamheten i ett företag inom sitt eget affärsområde för en direkt eller indirekt leverantör.

II. Ansvar och kontaktuppgifter

Klagomålsförfarandet hanteras av en extern betrodd advokat (ombudsman) med följande kontaktuppgifter:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D – 33602 Bielefeld

Tel: +49 521 557 333 0/Mobil: +49 151 58230321

E-post: ombudsmann@thielvonherff.de

Kontaktplattform: www.report-tvh.com

Hemsida: www.thielvonherff.de

Ombudsmannen är en separat och oberoende betrodd advokat. Advokaten är opartisk och har inga förpliktelser mot företaget gällande hantering av ärenden. Advokaten har tystnadsplikt. Om så önskas kan denna upprätthålla sekretessen för en anmälare.

III. Klagomålsprocess

Advokaten tar emot klagomålet och diskuterar vid behov fakta i ärendet med anmälaren. Anmälaren får alltid ett mottagningsbevis.

Advokaten undersöker om det kan föreligga ett åsidosättande av skyldigheter i den mening som avses i LkSG eller ett brott mot andra lagar eller interna regler. Om det finns tillräckliga indikationer för detta vidarebefordrar han de fakta som lämnats till honom i en godtagbar form till företaget för utredning, där det operativa genomförandet är efterlevnadsavdelningens ansvar. För att inte äventyra sin neutralitet gör advokaten själv ingen utredning.

Företaget följer upp informationen i enlighet med lag och interna regler samt tar hänsyn till alla inblandade parters intressen. Utredningen ska genomföras snabbt och utan längre avbrott.

Personer som berörs av en utredning ska behandlas rättvist och respektfullt. Alla berörda personer anses oskyldiga tills motsatsen bevisas. Rätten att bli hörd måste tillgodoses. Av denna anledning kommer de personer som berörs av en anmälan att informeras så snart som möjligt om den mottagna informationen och informeras om sina rättigheter till information och rättelse. Om det finns en allvarlig risk för att anmälan kommer att äventyra utredningen av tipset får dock anmälan skjutas upp till efter det att utredningen har slutförts eller tills risken har upphört.

Den rättsliga bedömningen av de fakta som utreds och fastställandet av lämpliga åtgärder för att eliminera och förhindra otillbörliga affärsmetoder utförs av företaget, som kan kalla in advokaten för detta ändamål. Åtgärder kan till exempel vara lämpliga civilrättsliga åtgärder eller inblandning av en myndighet. Även om inga överträdelser hittas i det specifika fallet kan det vara lämpligt med förslag på förändringar i arbets- och affärsprocesser samt förändringar i organisations- och beteenderegler.

Anmälaren kan när som helst få information om ärendets status från advokaten. Tre månader efter mottagandet av rapporten får personen återkoppling om uppföljningen av rapporten. Senast efter avslutad process kommer personen att informeras om resultatet av advokaten inom ramen för vad som är juridiskt tillåtet.

IV. Anmälarens skydd

Anmälaren är i allmänhet skyddad från diskriminerande eller disciplinära åtgärder. Någon form av vedergällning mot denne kommer inte att tolereras. Vid indikationer på repressalier mot anmälaren måste advokaten omedelbart kopplas in.

Om den betrodda advokaten har försäkrat en anmälare om sekretess kommer han eller hon inte att avslöja anmälarens namn och identitet för företaget eller tredje part utan hans eller hennes samtycke. Om den betrodda advokaten hörs som vittne i ett straffrättsligt, civilrättsligt eller annat förfarande kommer han eller hon endast att avslöja namn och identitet på anmälaren om han eller hon har tillåtelse att göra det skriftligen av både anmälaren och företaget.

Anmälarens önskan att få sin identitet skyddad motsägs av de av anmälan berörda personernas intresse för att få kännedom om de faktiska omständigheterna. Detta är ytterligare ett skäl till att avsiktligt missbruk av möjligheten att lämna in klagomål och information inte tolereras. I det första samtalet bör advokaten påpeka för anmälaren att i händelse av avsiktligt missbruk av klagomålsförfarandet kan hans eller hennes identitet avslöjas för företaget.

V. Dataskydd

Efterlevnaden av de lagstadgade lagringsskyldigheterna och dataskyddsbestämmelserna säkerställs av advokaten. De personuppgifter som samlas in är begränsade till information om anmälarens och berörda personers identitet, funktion och kontaktuppgifter samt till de andra personuppgifter som är absolut nödvändiga för att behandla uppgifterna. Dessutom lagras endast inrapporterade fakta, behandlingsinformation, uppföljning av rapporten och testrapporter.

För de personuppgifter som samlas in i samband med information och utredningar är lagringstiden två månader efter det att utredningarna avslutats. Denna period förlängs i motsvarande mån om slutsatsen av utredningen följs av disciplinära förfaranden eller domstolsförfaranden samt andra tvister för vilka uppgifterna måste användas.

Dataskyddsombudet kontrollerar regelbundet att klagomålsförfarandet uppfyller kraven i dataskyddsbestämmelserna.

VI. Klagomålsförfarandets effektivitet

Klagomålsförfarandets effektivitet utvärderas en gång per år och från fall till fall, till exempel om företaget måste räkna med en väsentligt förändrad eller väsentligt utökad risksituation inom det egna affärsområdet eller hos sin direkta leverantör, till exempel på grund av införandet av nya produkter, projekt eller ett nytt affärsområde.